Hatalmas előnye van a back office-ban a digitális folyamatmenedzsmentnek
Jó hír, hogy a szó szerint háttérbe szorult támogatói részlegek tevékenységeinek digitalizálása egyre nyilvánvalóbbá válik. Napjainkban már modern irattározás is lehetséges az olyan cégeknek köszönhetően, mint az Oriana.
Egyáltalán mi az a back office?
A "back office" kifejezés a korai vállalati időkből származik, amikor az irodák a fronton helyezkedtek el. Akkoriban voltak front office-ok, akik az ügyfelekkel foglalkoztak, és back office-ok, akiknek a munkája a további adminisztráció volt, ilyenek voltak például a könyvelők.
Ma a backoffice a vállalatnak az a része, amely a vállalat működésével kapcsolatos valamennyi üzleti funkcióért felelős. Ezt a területet gyakran költségközpontnak tekintik, amely nem termel közvetlen bevételt, de látszólagos láthatatlansága ellenére a back office fontos funkciókat lát el, amelyek befolyásolják a szervezet működését és hatékonyságát.
Miért olyan fontos a back office-ban végzett munka hatékonysága?
Több nemzetközi tanácsadó cég szerint még ha egy vállalat javítja is az ügyfélélményt, az előnyök csak átmeneti jellegűek lesznek, ha a támogató funkciót nem változtatják meg. A back office műveletek hatékony irányításával a vállalatok a fő kompetenciáikra és az ügyfélkiszolgálásra összpontosíthatnak. A zökkenőmentesen működő folyamatok segítik a vállalatokat abban, hogy betartsák ígéreteiket, és pontosan, időben szállítsák az elvárt termékeket és szolgáltatásokat.
A HR például azonosítja és megtartja a legjobb tehetségeket, az IT biztosítja a munka elvégzéséhez szükséges eszközöket és adatokat, a beszerzés pedig kezeli a beszállítói megrendeléseket és a szerződéses nyilvántartásokat. Mindezek nélkül lehetetlen lenne megfelelő szolgáltatást és támogatást nyújtani az ügyfeleknek.
A back office sokkal több, mint ami elsőre látszik
Számos összetett tevékenység zajlik, amelyek közül sok még mindig manuálisan történik. Ráadásul az ezekért a feladatokért felelős részlegek és csapatok gyakran elszigeteltek, és mindegyikük saját rendszereket és munkamódszereket használ. Ilyen környezetben nehéz a feladatokat időben és költséghatékonyan teljesíteni.
A változó fogyasztói szokások és a növekvő információmennyiség miatt elmosódnak a front és a back office közötti határok. A korábban a színfalak mögött dolgozó alkalmazottak ma már számos tevékenységben vesznek részt, beleértve az ügyfelekkel való közvetlen kapcsolatot és levelezést is.
Más szóval azok a funkciók, amelyek a színfalak mögött támogatják a vállalatokat abban, hogy teljesítsék az ügyfelekkel szemben vállalt kötelezettségeiket, a potenciális versenyelőnyök területévé válnak. Ezért is érdemes minél hamarabb automatizálni a legtöbb folyamatot.
