Hogyan csökkenthetők a beszerzéssel járó kockázatok?
Beszállítók felkeresése
A beszállítók felkutatásánál alaposan meg kell vizsgálnunk, hogy kivel állunk szóba. Még az ajánlatkérés előtt, jó, ha megnézzük a céget a cégjegyzék.hu felületen. Ebből kiderülhet, hogy létezik-e a cég, vannak-e munkavállalói, van-e esetleg ellene valamilyen eljárás? A beszerzési menedzsment a gyakorlatban összetett terület, és nagyon fontos, hogy ismerd milyen cégekkel dolgozol együtt. Nyilvánvalóan senki sem szeretné a feketegazdaságot támogatni, vagy egy NAV ellenőrzésen részt venni.
Az ár kérdés
A legnagyobb kockázatot hordozó tényező egyértelműen az ár, hiszen nagy hangsúly van azon, hogy pontosan mit is tartalmaz. A beszerzési piacot tekintve nem igazán lehetséges egy évre fix árral kalkulálni, hiszen a szállító biztonsági felárat határoz meg az esetlegesen megnövekedő alapanyag árak miatt, másrészt, ha ez nem következik be, akkor a vevő túl drágán szerezheti be az adott termékeket. A másik kockázat lehet az árfolyam, ha a két fél eltérő devizanemben gondolkodik.
A kapacitás is kockázati tényező
A kapacitás is lehet kockázati tényező. A szervezetet tekintve kiemelt jelentősége van annak, hogy az elvárt termékeket időben és a megfelelő minőségben biztosítsa a szállító. Azonban, ha a vállalat folyamatosan megváltozik az igénye az innovációt igénylő versenyhelyzetben, nehéz alkalmazkodni a változó igényekhez. A minőség is kockázati tényező, ugyanis előfordulhat, hogy a szállító önhibáján kívül nem tudja biztosítani a szükséges minőséget.
Árajánlat és a valóság
Az árajánlat elfogadása előtt érdemes mérlegelnünk. Biztosak lehetünk benne, hogy ugyanazt a minőségű terméket vagy szolgáltatást, beleértve a műszaki tartalmat is, kapjuk meg féláron, mint egy másik beszállítótól? Fontos az ár-érték arány, és az, hogy együttműködő legyen a partner a problémás esetekben is. Érdemes referenciát kérni a problémák elkerülése érdekében.
Versenyképesség, mint kockázat
A versenyképesség mértéke is egy kockázat, hiszen egy vállalat akkor tud versenyképes maradni, ha már a legelején megtalálja azokat a partnereket, akikkel hosszútávon hatékonyan tud együtt dolgozni. Igaz, ez nem könnyű feladat, hiszen nehéz előre megjósolni, hogy mire lesz szüksége a cégnek 1 vagy akár 10 éves távlatban.
Megrendelés és a szerződéskötés
A szerződéskötés elengedhetetlen, főleg a nagyobb összegű rendeléskor. Érdemes arra is külön kitérni, hogy a határidőcsúszás a cégnek milyen károkat okozhat. Ajánlott kifejezetten ezzel a területtel foglalkozó ügyvédet alkalmazni.
Legyen kontroll
A meglévő beszállítókat is szükséges ellenőrizni, gyakrabban mérlegelni, hogy mi történik akkor, ha egy beszállító nem tud teljesíteni. Milyen másik beszállítóval lehet őt helyettesíteni? Természetesen közös erővel is megoldhatjuk a felmerülő problémákat, esetleg teljesítés átütemezésével. Nem utolsó sorban pedig kövessük nyomon a megrendelt árut!
A lényeg, hogy tartsuk a kezünkben a dolgokat, készüljünk fel a váratlan helyzetekre is. Végezetül pedig, ne felejtsük el, hogy a kockázatkezelés egy megelőző tevékenység.
