31 °C, Budapest
31 °C
Budapest
Holnap
27°
Holnapután
25°
Csütörtök
26°
2022.08.08. hétfõ, László
filter.hu filter.hu

Milyen előnyőkkel jár, ha online szervezünk konferenciát?

Az online konferenciák aranykorukat élik. Ugyanis az elmúlt években jelentősen fellendült a home office és a hibrid munkavégzés, amelynek köszönhetően egyre elfogadottabbá és népszerűbbé váltak az online események is - például a szakmai konferenciák és a workshopok. Miért érdemes az interneten konferenciát szervezni? Alábbi cikkünkből kiderül!

Az online konferenciaszervezés 5 előnye

Nézzük a legfontosabbakat:

1. Csupán internetkapcsolat szükséges a részvételhez

Az akadozásmentes, gördülékeny online konferencia egyetlen feltétele a stabil internetkapcsolat. Mivel 2022-ben hardver terén egy átlagos laptop vagy okostelefon már bőven elegendő a részvételhez, ezért csak a legritkább esetben fordul elő, hogy valaki a gyenge készüléke miatt nem tud megfelelően csatlakozni a rendezvényhez.

2. Több nézőre számíthatunk a rugalmasság miatt

Amíg egy offline konferenciára több időt kell szakítani az utazás és az előkészületek miatt, addig a netes rendezvényekre akár az otthoni kanapéról is pillanatok alatt beugorhatunk. Így időt és energiát egyaránt spórolva csatlakozhatnak azok a nézők is, akik alapvetően nem szívesen utaznának akár hosszú órákat, vagy éppen nem biztosak benne, hogy végig maradni szeretnének-e a rendezvényen.

TIPP: A konferencia napjának reggelén, illetve kezdés előtt 1 órával mindenképpen ajánlott emlékeztető e-mailt küldeni a feliratkozók számára, hogy biztosan ne felejtsék el az eseményt.

3. Alacsonyabb költségvetésből is lebonyolítható a konferencia

Habár a szervezési költségek terén nem jelenthető ki egyértelműen, hogy az online rendezvények olcsóbbak lennének, azonban az esetek többségében kevesebbe kerülnek a hagyományos eseményeknél. Mivel nem kell helyszínt foglalni és székeket, illetve ételt és italt biztosítani, ezért ha kisebb költségvetésből dolgozunk, tanácsos inkább az online konferenciaszervezés mellett letenni a voksot.

4. Egyszerűbb a szervezés

Offline konferencia esetén a logisztika szervezése nem csak rendkívül költséges, de kifejezetten időigényes feladat is lehet. Online eseménynél viszont “csupán” az előadásokra és a marketing teendőkre szükséges felkészülni. Ebben a legjobb, hogy a logisztikai teendők megspórolásával több időnk jut a konferencia csiszolására, amivel még sikeresebb eseményt zárhatunk a nagy nap végén.

5. Biztonságos részvételi lehetőséget nyújt

Habár a koronavírussal kapcsolatos intézkedések háttérbe szorultak az elmúlt időszakban, de még mindig fontos szempont lehet, pláne ha a jövőben ismét szigorítások lépnének érvénybe. Online pedig mindenki maszk nélkül, otthona kényelméből csatlakozhat, ez pedig még nagyobb számú közönséget jelenthet.

Hogyan érdemes belevágni a szervezésbe?

  • Jelöljük ki a konferencia konkrét célját! Akár vállalkozásunk népszerűségének növelése vagy éppen társadalmi kezdeményezés a tervünk, először is érdemes pontosan megfogalmazni a célt. Legyen bármi is a célkitűzésünk, a szervezés során végig tartsuk magunkat hozzá.
  • Készítsünk programtervet! Egy profi konferencia rendkívül részletesen kidolgozott forgatókönyvvel és menetrenddel rendelkezik. Minél aprólékosabban dolgozzuk ki az ütemtervet, annál nagyobb hatásunk lehet a közönségre, ezért felületesség helyett mindig törekedjünk a legrészletesebb munkára.
  • Ami nem megy, inkább bízzuk profikra! Ha nem vagyunk biztosak a szoftverek kezelésében vagy a technikai háttér felállításában, forduljunk profi konferenciaszervező csapathoz. Így a rendezvényünk biztosan hozni fogja az elvárt színvonalat, és a végén elégedetten fog felállni a virtuális konferencia asztal mellől a közönségünk.

Az online konferenciaszervezés egyszerűbb és általában költséghatékonyabb választás, mintha egy offline esemény lebonyolítása mellett tennénk le a voksot. Természetesen minden a konferencia minőségén, azaz a szervezési és előadói készségeken múlik, azonban kezdő rendezvényszervezők vagy kevesebb pénzből gazdálkodó cégek számára mindenképpen elsőrangú megoldást jelent az interneten megtartani az eseményt.