Az 5 leggyakoribb nehézség a vagyongazdálkodásban
1. A megfelelő beszállítók és alvállalkozók kiválasztása
A különböző feladatok kiszervezése régóta pénzügyileg indokolt és felelős lépés a létesítményüzemeltetők számára. De honnan tudhatjuk, hogy a legjobb szolgáltatót választottuk a szükséges munkához? Az alvállalkozók - különösen a házfelügyelői szolgálatot ellátók - egy irodaház esetében például nagy szerepet játszanak abban, hogy az alkalmazottak és a látogatók biztonságos, tiszta és vonzó környezetben érezzék magukat. Ezért nem mindegy, hogy kire bízzuk ezt a munkát.
Mit tehet a sikeresebb kiválasztás érdekében?
Íme néhány kérdés, amit érdemes feltenni a szolgáltatók számára a kiválasztási folyamat során:
- Mennyire magas a fluktuáció a munkavállalók körében?
- Végeznek-e háttérellenőrzést dolgozóik kiválasztásakor?
- Miből áll a betanítási folyamat az új dolgozók számára?
- Van-e releváns tapasztalatuk ilyen létesítményekben való munkavégzésben?
- Végeznek-e rutin ellenőrzéseket a munka minőségére vonatkozóan?
- Van-e kialakult módszer a létesítményvezetőkkel való kommunikációra?
- Felvehető-e a kapcsolat jelenlegi vagy korábbi ügyfelekkel?
Ha egy szolgáltató képes kielégítő választ adni ezekre a kérdésekre, akkor nagy valószínűséggel megbízhatóan és professzionálisan végzi majd a munkát.
2. Költségmenedzsment
A költségek optimalizálása a vagyongazdálkodás egyik legfontosabb és egyben legnagyobb kihívással járó feladata. Nagy a nyomás a facility managereken, hiszen azt várják tőlük, hogy lépést tartsanak az egyre bővülő elvárásokkal, miközben a növekvő infrastrukturális kiadásokkal és vállalati költségvetési korlátokkal zsonglőrködnek. Az éves költségvetési terv elkészítésekor figyelembe kell venniük az összes lehetséges kiadást: fix, változó, közvetlen és közvetett költségeket. Ártárgyalásokat kell folytatniuk a beszállítókkal és nyomon kell követniük a készleteket, folyamatos és ad-hoc kiadásokat.
Milyen lépéseket tehet egy facility manger a kiadások csökkentése érdekében?
Érdemes például megfontolni egy energiaaudit után a LED-es világításra való áttérést, az automatizált épülettechnológia és a megújuló energiaforrások használatát. Az ilyen típusú befektetések közép- és hosszútávon jelentősen csökkenthetik az épületfenntartással járó kiadásokat.
Ezek mellett rendelkezésre áll egy innovatív és hatékony segítség is a facility managerek számára: a digitális vagyongazdálkodás.
Hogyan nyújt segítséget a digitalizált vagyongazdálkodás?
A modern vagyongazdálkodási szoftverek segítségével a teljes ingatlanvagyon egy helyen kezelhető. Teljes átláthatóságot és jobb tervezhetőséget biztosít, ezáltal költséghatékonyabbá teszi a működést. A digitális platform számos különböző modullal és funkcióval rendelkezik, melyek segítségével egyszerre több vállalati terület támogatásához és optimalizálásához is hozzájárul:
- terület- és eszközmenedzsment támogatása
- a napi szintű karbantartási feladatok menedzsmentje
- minden egyéb erőforrás-gazdálkodásban érintett részleg támogatása
A facility management digitalizációja segít elérni a létesítmény jobb átláthatóságát és kiszámíthatóságát, ami megalapozottabb döntéshozatalhoz és végeredményben olcsóbb működéshez vezet.
3. Nyilvántartások vezetése és nyomonkövetése
A nyilvántartások pontos vezetése és folyamatos nyomonkövetése az egyik legnagyobb létesítménygazdálkodási kihívás. Ugyanakkor alapvető elvárás is annak érdekében, hogy a tervezett és ad-hoc karbantartási feladatokhoz szükséges adatok mindig frissek és naprakészek legyenek. A facility managerekre tengernyi egyéb teendőjük mellett számottevő adminisztrációs terhet ró ez a feladat.
A digitális vagyongazdálkodással azonban a nyilvántartások naprakészen tartásának nehézsége is áthidalható. A multifunkcionális szoftverek segítségével a szakemberek digitálisan menedzselhetik az épület állagmegóvását és takarítását szolgáló feladatokat, valamint az egyszeri és a törvényileg előírt karbantartási műveleteket is. Ezzel a megoldással nem marad el a mérőóra leolvasás és a közüzemi számlák rögzítése sem.
4. A különböző csapatok koordinálása és munkájuk felügyelete
A zökkenőmentes működés érdekében kulcsfontosságú olyan folyamatok bevezetése, amelyek meggyorsítják a kommunikációt, erősítik a szervezettséget, növelik a termelékenységet és befogadják az innovációt.
A modern munkahelyek mobilabbá és dinamikusabbá válásával egyre nő az olyan létesítménykezelő szoftverek népszerűsége, amely leegyszerűsítik a hibák bejelentését, a jelentések készítését, valamint a berendezések és készülékek történetének ellenőrzését. Az igazán hatékony szoftverek a szigorú sorszámozású munkalapokat is kezelik és elszámolhatóvá teszik. Ezzel is megkönnyítve a kifizetési folyamatokat a pénzügyi osztály számára.
5. Az elöregedett berendezések karbantartása
Az idő múlása a legkiválóbb berendezésen és eszközön is nyomot hagy. Előbb-utóbb megjelennek rajtuk a kopás és elhasználódás jelei. Igaz, hogy a legtöbb eszköz cseréje egy idő után elkerülhetetlen lesz, a folyamat lelassítására azonban számos megelőző és korrekciós karbantartási intézkedés tehető. A megfelelő tervezés elengedhetetlen a meglévő eszközök és berendezések élettartamának meghosszabbítására és a velük járó várható kiadások optimalizálására.
Erre is remek megoldást nyújt a vagyongazdálkodási szoftver. A digitális platform segítségével minden karbantartási és javítási munkálat előre tervezhető és megfelelően időzíthető. Az SLA szintek beállítása pedig azonnal láthatóvá és számonkérhetővé teszi a késedelmes, vagy nem minőségi teljesítést.
Összegzés
Az ingatlan üzemeltetés óriási fejlődésen ment keresztül az elmúlt évtizedekben. A kezdetekben még csak gondnoki, épületfenntartási feladatokat végző szakemberek ma már számos különböző részlegért felelős, komplex munkafolyamatokkal dolgozó facility managerek. Munkájuk során számtalan kihívással találkoznak, és szinte mindegyikre teljes, vagy részleges megoldást nyújt a létesítményüzemeltetés modern verziója: a digitális vagyongazdálkodás.
Ön már használja ezeket a megoldásokat?
