13 °C, Budapest
13 °C
Budapest
Holnap
Holnapután
11°
Hétfő
11°
2021.04.16. péntek, Csongor
filter.hu filter.hu

Viszlát kézi számlatömb, helló online számlázás!

Az online adatszolgáltatási kötelezettség kétlépcsős bővítése bár rengeteg adminisztrációs többletet jelent a vállalkozásoknak, mégis még mindig sokan ragaszkodnak a jól megszokott nyomtatott számlatömbökhöz. Azt fogjuk most körbejárni, hogy egy ízig-vérig XXI. századi vállalkozó, hogyan szabadíthat fel időt, energiát és pénzt a számlázás során és minimalizálhatja a papírmunkát.

Kész időrablás a kézi számlázás

Aki már állított ki egymás után akár csak néhány kézi számlát, az tudja, hogy mennyire időigényes és alapos odafigyelést igénylő munka. Egy olyan vállalkozás életében, ahol ráadásul több tíz, vagy több száz bizonylat készül, rengeteg olyan értékes órát vesz el, amelyet akár üzleti célok megvalósítására is fordíthatnának.

online számlázás

Nyomtatott számlatömb vs. online számlázó program

A kézi számlatömböt használók sokszor azzal magyarázzák választásukat, hogy egyszerű a használata, olcsó, mindig kéznél van, akkor is, ha épp külső helyszínen kell bizonylatot kiállítani.

Vajon tényleg így van ez?

Ha az olcsóságot vesszük, akkor érdemes megnézni, hogy bár a kézi számlatömböknek tényleg nincs havi díjuk, viszont pénzbe kerülnek. Arról a költségről már ne is beszéljünk, ami azzal jár, hogy a megírt számlák postán eljussanak a címzetthez. És ehhez társul még annak díja is, amikor a könyvelési anyagot elküldjük a könyvelőhöz.

Online számlázó esetében ezeket a költségeket leredukálhatjuk, akár teljesen nullára. A számlázó rendszerek – így például a Billingo – ugyanis teljesen ingyenes csomagot is kínálnak, amelyben például korlátlan mennyiségben állítható ki hagyományos, papír alapú számla.

Ráadásul partner- és termékadatbázis segítségével néhány kattintással elkészülnek a számlák, melyek e-mailben küldhetők és nyomon követhetők, hogy a címzett elolvasta, letöltötte-e azt. Ezen kívül automatizált a NAV számlaadat-szolgáltatás és meghívó küldhető a könyvelőnek, hogy hozzáférjen az elkészült számlákhoz. Az automatizált fizetési felszólításokkal elkerülhetőek a késedelmes kifizetések. A külső helyszínen történő számlázás sem probléma, hiszen az online számlázó nagy előnye, hogy elérhető mobilon és tableten, blokknyomtató segítségével pedig azonnal ki is nyomtathatóak a bizonylatok.

Nem kérdés tehát, hogy még a teljesen ingyenes verzióban is:

• gyorsabb a számlakiállítás

• nincs postaköltség, a számlák e-mailben küldhetők

• nem kell manuálisan feltölteni a számlaadatokat a NAV rendszerébe, hiszen az adatszolgáltatás automatizálható

• nincs szükség a könyvelővel történő folyamatos egyeztetésre, mert hozzáférhet a számlákhoz

• sosem telik be a számlatömb

• irodán kívül is pár kattintással kiállíthatók a bizonylatok

• könnyen és gyorsan készíthetők számla, valamint termék és partner importok és exportok 

Azoknak a vállalkozások, akik nagyban gondolkodnak és bonyolultabb számlázási feladatokra is megoldást keresnek, elengedhetetlen az online számlázás.

Billingo előfizetéses csomagjai korlátlan API használatot biztosítanak, mely lehetővé teszi a számlázó program összekötést webshopokkal és más rendszerekkel. Rögzíthetők a bevételek és kiadások, így jól nyomon követhető a vállalkozás pénzügyi helyzete.

Beállíthatók ismétlődő számlák, így rendszeres ügyfelek esetében a program akár hónapokon, éveken keresztül anélkül készíthet bizonylatokat, hogy azokhoz kiállítóként hozzá kellene nyúlnunk.

A kézi számlatömbök tépett szélű egyen lapjai helyett az online számlázók dizájnos sablonokkal biztosítják, hogy a vállalkozás profizmust sugározzon és bizalmat építsen a partnerekben. Ezeken saját arculati elemek is helyet kaphatnak, így erősítve a cég hírnevét.

Online adatszolgáltatási kötelezettség – egy jó számlázó programmal pipa

Az előbbiekben már szót ejtettünk arról, hogy online számlázó esetén a számlaadat-információk automatikusan továbbításra kerülnek. De miért fontos ez?

Az online adatszolgáltatási kötelezettség már 2018. július 1-jéig kizárólag azokat a vállalkozásokat érintette, akik minimum 100 000 Ft áthárított áfatartalmú számlát állítottak ki más belföldi adóalany részére.

2020. július 1-jén bővült az adatszolgáltatásra kötelezett bizonylatok köre. Minden olyan számláról információt kell szolgáltatni a NAV részére, amely belföldi adóalany számára került kiállításra, áfatartalmától függetlenül.

2021. január 1-jétől pedig már azokra is vonatkozik a változás, akik kizárólag magánszemélyeknek készítenek számlákat, ugyanis minden bizonylat adattartalma bekerül az adóhatóság rendszerébe.

A számlainformációkat minden esetben 4 napon belül fel kell vinni a NAV Online számla platformjára, amennyiben áfatartalma nem éri el az 500 000 forintot. Ha azt meghaladja, akkor 1 nap áll rendelkezésre. Ez a kézi számlák esetében azt jelenti, hogy miután elkészült a bizonylat, annak adatait manuálisan kell rögzíteni az adóhatóság felületén.

Számlázó program használatakor ez lényegesen egyszerűbb, hiszen egy egyszeri regisztrációt követően az Online számlát technikai felhasználó, valamint XML aláíró- és cserekulcs generálásával és megadásával össze lehet kötni a számlázó programmal és innentől minden adatszolgáltatásra kötelezett számla automatikusan bekerül a NAV-hoz.